För dig som vill ha hjälp med din tidsplanering

Veckans inlägg handlar om praktisk tidsplanering. I förra inlägget skrev jag att en skulle se upp så att det inte blir för mycket fokus på tidsplanering och aldrig kommer till det faktiska görandet. Framförallt tycker jag inte att det är lönt att göra för långsiktiga tidsplaneringar. De håller ändå inte. Världen och er organisation kommer att ha ändrats så mycket att tidsplaneringen helt enkelt inte längre är aktuell. Så i det här inlägget tänkte jag dela med mig av hur jag själv arbetade med tidsplanering när jag var ledare och chef. Det skiljer sig inte nämnvärt för hur jag arbetar med min tidsplanering idag som egenföretagare.

Under två veckor har jag skrivit inlägg om ledarskap. Det första inlägget handlade om ”9 sanningar om människor” som kan vara bra att ha med sig i bakhuvudet när en ska leda. Det andra inlägget handlade om vilka aktiviteter du ska fokusera på om du är ledare. Det inlägget hittar du genom att klicka på här.

Jag hoppas att detta blir ett bra avslut på temat ledarskap som jag haft under september månad, i oktober kommer jag fokusera på den hälsofrämjande arbetsplatsen. Där är såklart ledarskapet en väldigt viktig del, så blir ännu mer ledarskap. Men med ett än mer starkare fokus på hälsa i förhållande till ledarskap.

Så här kommer faktorer jag tycker du ska tänka på i din praktiska tidsplanering:

 

1. Förstå vilka förväntningar som finns

Hur ser andra på din roll och vilka förväntningar har andra på dig? Vilka förväntningar har dina chefer, medarbetare, leverantörer och kunder? För att kunna göra en tidsplanering inför din roll behöver du också förstå vilka förväntningar som finns.

2. Ifrågasätt förväntningarna, arbeta strategiskt och förebyggande

Det är ju inte säkert att du har rimliga förväntningar på dig. Vissa kanske önskar för mycket/för lite/ fel saker. Det här kan och ska du vara med och påverka. Att exempelvis ha rimliga förväntningar när det kommer till krav och resurser är jätteviktigt för att du ska må bra.

Att arbeta strategiskt och förebyggande innebär att ställa sig själv frågor som: ”de här förväntningarna finns just nu, vilka förväntningar kommer finnas om två år?”, ”hur kan organisationsförändringar påverka min roll?”, eller ”hur vill jag forma min roll, vad behövs just nu och vad tror jag kommer att behövas imorgon?”

3. Bestäm vad du primärt vill uppnå

Jag burkar säga att tid är väldigt speciellt. Tid är på ett sätt det enda som finns i oändlighet, samtidigt som det mycket ofta känns som en bristvara. För att verkligen använda tiden väl behöver du veta vad du vill uppnå. Vad är verkligen viktigast för dig i din roll? Det blir mycket enklare att göra en bra tidsplanering när du vet vad du vill lägga din tid på, det handlar om att prioritera efter det.

4. Analysera hur du använder din tid.

Många av oss vet inte riktigt hur vi verkligen använder vår tid. Det finns appar att ladda ner på telefonen för att exempelvis se hur mycket skärmtid du har. En app som mäter det är Moment.

Jag tycker också att det finns en stark poäng i att göra en tidsdagbok under en vecka. Skriv ner allting du gör timme för timme för att verkligen se vart tiden tar vägen.

5. Gör en tidsplanering för veckan och dagen.

Jag har redan skrivit ett inlägg om hur jag praktiskt jobbar med målsättningar. I korthet innebär det att jag sätter upp årsmål, som jag bryter ner månad för månad, därefter vecka för vecka och slutligen gör jag en tidsplanering över veckan och dagen. Vill du läsa det inlägget hittar du det här.

6. Träna dig på att säga nej.

Kanske känner du en stark ovilja mot att säga ”nej”, du vill ju finnas där, stötta och hjälpa till. Det krävs dock inget geni för att inse att säger du ”ja” till allting så kommer du inte prioritera det som är viktigt för dig och din roll. Att säga ”nej” är någonting som går att träna upp. Du kan exempelvis skriva ner olika meningar på ett papper så att du vet vad du ska säga när frågan kommer upp. Ett annat sätt är att fråga ”jag hjälper dig gärna med detta, men då hinner jag inte göra X, jag tycker att detta är viktigast, vilken uppfattning har du?”

7. Träna dig på att inte prokrastinera.

Ett av mina mest lästa blogginlägg handlar om hur du kan arbeta mer proaktivt istället för reaktivt. Vill du bli bättre på att inte prokrastinera föreslår jag att du läser det inlägget.

8. Ha luft i din tidsplanering

Jag vet att det kan låta som ett omöjligt uppdrag, särskilt om du är en sådan som mig som älskar att fylla ditt schema. Men. Det kommer att dyka upp saker som du inte kan planera för. Någon blir sjuk, någonting tar längre tid, det kommer vänner som du vill dricka en extra lång kopp kaffe med. Du behöver därför se till att ditt schema inte är helt fullsmockat. Det behöver finnas luft varje vecka. Och fylls denna ”luft” mot förmodan inte upp finns det några saker som är väl värda att fylla tiden med:

  • Återhämtning
  • Egen reflektion
  • Omvärldsbevakning
  • Närvaro med dina medarbetare

 

Vad tycker du?

Om du har några frågor, funderingar eller bara vill säga ”hej” så når du mig alltid på anna@ledarskaphalsa.se

Jag har passion för din utveckling!

//Anna